A Auditoria do INEA - AUDIT esclarece a necessidade da realização da prestação de contas para atender as descentralizações recebidas pelo INEA e de contratos firmados na modalidade de Concorrência Pública.
A prestação de contas deve ser feita pelo responsável ou gestor do projeto/contrato. A não apresentação da prestação de contas incorre que os responsáveis pelo projeto/contrato fiquem sujeitos à abertura de Tomada de Contas.
A Tomada de Contas é a ação desempenhada pelo órgão competente para apurar a responsabilidade de pessoa física, órgão ou entidade que deixarem de prestar contas e das que derem causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte, ou possa resultar dano ao erário, devidamente quantificado.
O INEA precisa realizar formalmente duas prestações referentes a descentralizações de créditos, uma para atender ao FECAM e outra para atender a Auditoria Geral do Estado.
Legislação a ser atendida para as Descentralizações Recebidas:
• Manual de Prestação de contas de descentralização de créditos da AGE
• Instrução Normativa AGE n°24 de 10/09/2013
• Deliberação Normativa n° 19 de 25/04/2005
Para a apresentação da prestação de contas dos contratos formais cujos valores sejam iguais ou superiores aos estabelecidos para a modalidade de CONCORRÊNCIA PÚBLICA.
A Lei 8.666/93, no art. 23 estipula os valores para a modalidade de concorrência pública:
• Para obras e serviços de engenharia o valor acima de R$ 1.500.000,00 (um milhão e quinhentos mil reais)
• Para compras e serviços o valor acima de R$ 650.000,00 (seiscentos e cinquenta mil reais).
Legislação a ser atendida para os contratos na modalidade Concorrência Pública:
• Instrução Normativa AGE n° 30 de 19/11/2014
Destacamos a importância da leitura dos atos normativos para conhecimento dos prazos e forma de apresentação. Porem destacamos abaixo o chek list da documentação que precisa ser anexada nas prestações de contas:
PRESTAÇÃO DE CONTAS ATENDENDO À INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE N° 24
Relatório trimestral
Relatório de Execução Físico-Financeira para acompanhamento e avaliação do objeto da descentralização de crédito, elaborado pela executante e encaminhado a concedente após o término de cada trimestre de vigência da descentralização de crédito. O prazo para entrega deste Relatório a concedente é de até 30 dias após cada trimestre de vigência da descentralização de crédito.
Prestação de contas final
Prestação de contas realizada pelo órgão ou entidade executante a concedente envolvendo todas as informações sobre a execução do objeto. O prazo máximo para apresentação é de 60 dias após o término da vigência da descentralização de crédito.
Veja abaixo os documentos necessários:
1. Ofício/Despacho da executante encaminhando a prestação de contas ao titular da concedente e discriminando os documentos apresentados;
2. Cópias da Resolução Conjunta ou Portaria e de sua publicação no Diário Oficial, conforme Anexo do Decreto nº 42.436, de 30 de abril de 2010;
3. Plano de Trabalho ou similar, quando couber;
4. Cópia da(s) NC(s) – Nota(s) de Movimentação de Crédito;
5. Relatório de Cumprimento do Objeto, elaborado e subscrito pelo setor que acompanhou a execução do objeto da descentralização - Anexo I;
6. Relatório de Execução Físico-Financeira Trimestral e Final, elaborado e subscrito pelo setor que acompanhou a execução do objeto da descentralização - Anexo II;
7. Relação de Bens, quando couber - Anexo III;
8. Relação de Pagamentos das despesas realizadas na execução do objeto da descentralização orçamentária - Anexo IV;
9. Cópia do termo de aceitação definitiva da obra, quando o instrumento objetivar a execução de obra ou serviço de engenharia - Anexo V;
10. Fotos do Objeto, quando couber;
11. Cópia do Comunica ou ofício que demonstre a informação de que a executante solicitou à concedente que este providencie as anulações da descentralização, quando houver sobra ou não utilização de crédito orçamentário;
12. Declaração do Ordenador de Despesas da executante quanto à correta aplicação dos recursos descentralizados - Anexo VI;
13. Relatório da COSEA da executante - Anexo VII.
Baixe todos os documentos aqui.
PRESTAÇÃO DE CONTAS ATENDENDO À DELIBERAÇÃO NORMATIVA N° 19 - FECAM
A unidade, órgão ou entidade executora do programa ou projeto encaminhará, trimestralmente, por meio de ofício endereçado à Secretaria Executiva do FECAM, a Prestação de Contas. Além disso, ao final do programa ou projeto, deverá ser feita a Prestação de Contas Final, com a documentação de comprovação da execução da última parcela de recursos. Nesta etapa, os documentos serão produzidos pelo gestor do contrato e devem ser entregues à Secretaria Executiva do FECAM.
Veja abaixo os documentos necessários:
1. Relatório de Acompanhamento Físico – Financeiro, Quadro de Declaração de Gastos e Quadro de Desempenho Físico estabelecido pela Deliberação Normativa n. º 17/2004;
2. Relação dos bens e/ou serviços adquiridos com recursos do FECAM;
3. Comprovação do registro contábil da inventariação correspondente aos Bens permanentes adquiridos;
4. Cópia do despacho adjudicatório das licitações realizadas, bem como das respectivas atas, ou da justificativa da respectiva dispensa indicando o correspondente embasamento legal;
5. Cópia dos contratos ou de outros instrumentos firmados com terceiros;
6. Cópia do termo de aceitação definitiva, quando concluída obra ou serviços de engenharia, objeto de convênio, acordo ou ajuste;
7. Formulário de Solicitação de Liberação de Recursos estabelecido pela Deliberação Normativa n. º 17/2004;
8. Do Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios serão apresentados:
• Nota(s) de Crédito – NC;
• Nota(s) de Empenho – NE;
• Nota(s) de Liquidação da Despesa – NL;
• Programação (ões) de Desembolso – PD;
• Ordem (ns) Bancária(s) – OB;
• Comprovantes de retenção/recolhimento de impostos
Prestação de Contas Final
Além dos documentos listados no item anterior, serão apresentados na Prestação de Contas Final do projeto, como comprovação da execução da última parcela dos recursos:
1. Relatório de Benefícios Ambientais e para o Desenvolvimento Urbano, alcançados com a execução do Projeto; (IMPRESCINDÍVEL)
2. Parecer Conclusivo do órgão/setor de Controle Interno do executor do projeto quanto à utilização regular dos recursos do Convênio;
PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONTRATOS NA MODALIDADE DE CONCORRÊNCIA PÚBLICA
PRESTAÇÃO DE CONTAS ATENDENDO A INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE N° 30
Os processos administrativos das prestações de contas de contratos formais serão encaminhados a Auditoria do INEA para realização de Relatório e Parecer de Auditoria e posterior encaminhamento a Auditoria Geral do Estado – AGE, no prazo de 90 dias após o término de sua vigência.
Veja abaixo os documentos necessários para a prestação de contas:
1. Cópia do contrato e dos seus anexos;
2. Cópia dos eventuais termos aditivos e apostilamentos;
3. Cópia da publicação no Diário Oficial dos extratos do contrato e eventuais termos aditivos;
4. Cópia do parecer emitido pela Assessoria Jurídica, relativo a contratação e eventuais termos aditivos e apostilamentos;
5. Cópia das alterações do contrato social da contratada, se houver, ocorridas durante a vigência contratual;
6. Cópia do despacho adjudicatório e de homologação da licitação realizada ou de justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade;
7. Cópia da planilha de custos apresentada pela empresa contratada na licitação, contendo o orçamento detalhado que expresse a composição de todos os seus custos unitários, no caso de contrato de serviços, obras ou serviços de engenharia;
8. Cópia do projeto básico ou similar, quando couber;
9. Cópia do projeto executivo, quando couber;
10. Cópia do documento referente ao cumprimento da garantia prevista no edital da licitação, bem como sua liberação ou restituição ao término da execução contratual, quando couber;
11. Cronograma físico financeiro da execução;
12. Relação de Pagamentos – Anexo I;
13. Cópia dos documentos comprobatórios das despesas efetuadas, devidamente atestados no verso por dois servidores do contratante, devidamente identificados, excetuado o ordenador de despesas, com a declaração expressa de que foi recebido material, executado o serviço ou realizada a obra em condições satisfatórias para o serviço público;
14. Formulário de acompanhamento da execução do contrato, emitido pelo fiscal do contrato – Anexo II;
15. Termo de aceitação definitiva do objeto contratado – Anexo III;
16. Cadastro do responsável do signatário do ente contratante, do gestor, quando houver, e do fiscal de contrato e dos eventuais termos aditivos – Anexo IV;
17. Cópia da publicação no Diário Oficial do ato de nomeação do fiscal do contrato, quando esta designação não constar do referido instrumento;
18. Cópia da publicação no Diário Oficial do ato de nomeação do gestor do contrato, quando esta designação não constar do referido instrumento;
19. Pronunciamento do Ordenador de Despesas, signatário do contrato do ente contratante, ou quem vier a substituí-lo, sobre a prestação de contas, atestando o conhecimento das conclusões nela contidas – Anexo V;
O processo de prestação de contas, cuja contratação tenha sido para obras ou serviços de engenharia, será constituído dos seguintes elementos, além daqueles outros citados:
1. Ordem de serviço de início da execução;
2. Boletins de Medição;
3. Anotação de Responsabilidade Técnica junto ao Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia – ART/CREA – relativa aos projetos, aos levantamentos e a execução do objeto contratado;
4. Fotos dos momentos inicial e final da execução do objeto.
Documentos prestação de contas final 
Instrução Normativa AGE n° 30 de 19/11/2014
Manual de Prestação de contas de descentralização de créditos da AGE
Deliberação Normativa n° 19 de 25/04/2005
